Esos libros son realmente obligatorios, pero lo cierto es que la inmensa mayoría de las sociedades limitadas que son esencialmente familiares no se han ocupado jamás de ellos, los tienen caducados, no actualizados, o lisa y llanamente no los tienen ni eran conscientes de su necesidad.
Esta es una de las obligaciones que es importante poner al día. Desengañémonos: aquellos tiempos en que las obligaciones legales de nuestras empresas podían cumplirse con relativa ligereza están pasando a la historia. La lucha contra el fraude pasa por poner al día estas cuestiones para garantizarnos un mínimo de tranquilidad si padecemos una inspección.
¿Qué libros oficiales son obligatorios en una sociedad limitada? Pues desde el punto de vista mercantil, el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios. Desde la perspectiva de la Seguridad Social, el Libro de visitas. Y desde la vertiente contable, los libros diversos de contabilidad (balances, mayor, sumas y saldos, inventario, etc.). Nos centraremos hoy en los dos primeros, porque son los que en general están más descuidados, ya que hasta ahora apenas se han utilizado.
El Libro Registro de Socios debe reflejar la titularidad de las participaciones de la sociedad en cada momento. Ahí deben consignarse los fundadores, los que suscriben ampliaciones de capital posteriores, los que compran o venden participaciones. Sería el reflejo por tanto de quienes componen en cada momento el capital social de la compañía. Evidentemente, en una sociedad que ha tenido los mismos socios fundadores, sin ningún cambio, resulta aparentemente innecesario, pero eso no implica que no sea legalmente obligatorio.
El Libro de Actas es más importante. En él se recogen todas las decisiones adoptadas a lo largo de la vida de la sociedad por la Junta General o la Junta Directiva, con mención de quién ha asistido a cada reunión, por qué mayorías se ha adoptado cada acuerdo, etc.
Es frecuente que una sociedad adquiriese estos libros al constituirse y jamás los haya puesto al día. Es habitual también que ni siquiera los tenga, porque no los tramitó en su momento o por haberlos extraviado en un traslado o un siniestro.
Fuente: Jaumandreu&Asociados.